Utilização das ferramentas de Comunicação.

Utilização das Ferramentas de Comunicação
Como foi apontado no último post, a falha na Comunicação Interna é algo grave que ocorre com freqüência alarmante no ambiente corporativo causando problemas sérios para a organização. A questão a ser debatida aqui será sobre um dos principais motivos destas falhas: a utilização das ferramentas de comunicação.
Jornal Mural, Newsletter, Intranet, Boletim Informativo e Revistas Institucionais são alguns dos meios utilizados pelas empresas na comunicação com seu público interno. No entanto, muitas vezes estas ferramentas não são usadas de forma estratégica, com informações distribuídas sem muito critério para os colaboradores que não as absorvem corretamente gerando resultados nada agradáveis como boatos, intrigas, frustração e até mesmo medo.
É necessário entender que cada um destes veículos precisa ser trabalhado de maneira singular e não aleatória, com conteúdo relevante e objetivo para que o funcionário entenda e tenha a opção de dar o seu feedback. A falha está no pensamento de que basta falar e informar para ser ouvido, sem a preocupação da existência de um diálogo e se o ouvinte entendeu realmente a mensagem de maneira clara. Segundo Mariela Castro diretora da consultoria Communication Advisors em entrevista para a revista Exame “… a comunicação não acontece simplesmente porque temos boca e ouvidos. Um pouco de cuidado com o que e como falar ajuda:
• Cada pessoa entende uma mensagem de maneira diferente. Para evitar erros de interpretação, seja claro, não deixe nada subentendido.
• Certifique-se que o outro entendeu. Pergunte. Esteja aberto para ouvir outros pontos de vista. Quando forem conflitantes com o seu, mantenha a calma e use o bom senso para argumentar. Se o clima esquentar, melhor dar uma volta e deixar a discussão para depois.
• Existem maneiras e maneiras de dizer alguma coisa. Diga o que precisa ser dito de forma objetiva, mas sempre com respeito e delicadeza. “

Ela diz ainda que muitas empresas acreditam ser suficiente ter um veículo como Jornal Mural para uma comunicação efetiva, fato que se trata de uma grande ilusão: “Se o conteúdo não for pensado sob o ponto de vista do funcionário, ele nunca se sentirá incluído, e terá a tendência a se afastar da informação “chapa branca.”
Portanto, quando for planejar a comunicação interna da sua empresa, tenha em mente o tipo de público, os anseios e os interesses de cada um, adaptando o conteúdo e a linguagem para que a informação torne-se relevante e útil.” Mariela aponta que a decisão sobre quais canais usar deve estar de acordo com o perfil de cada público, que pode variar desde veículos impressos até uma conversa informal com a equipe.
Uma comunicação saudável pode trazer muitos benefícios como melhores resultados e aumento da produtividade, fatores que acabam influenciando diretamente o crescimento da empresa. Contudo, não se trata de uma tarefa fácil levando em consideração que muitas organizações tentam lidar com estas falhas e ruídos, mas acabam fracassando por não entenderem a comunicação como uma via de mão dupla com um receptor ativo e crítico.
Fica claro que estas ferramentas, quando utilizadas assertivamente, são fortes aliadas do mundo empresarial que devem propiciar o diálogo entre empresa e funcionário, ambos praticando a saudável arte de ouvir.
Referência:

http://exame.abril.com.br/rede-de-blogs/midias-sociais/2011/02/13/nossa-cegueira-para-o-obvio-na-comunicacao-empresarial/

Taciana Rettore

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Exemplo prático: Falha na relação empresa-funcionário

Uma curiosa situação ocorreu com um conhecido. Carlos estava com um amigo comprando uma entrada para um clube. Cada entrada custava R$ 30,00 e, assim, Carlos desembolsaria R$60,00 pelas duas entradas. Na hora de pagar, porém, o funcionário foi mais rápido:

– Num precisa pagar mais de uma entrada não moço. Eu passo os dois. (E, olhando para o colega) Você não viu nada disso! Não é pra contar pra ninguém, mas é que o clube andou dando uns desfalques comigo… E agora eles vão pagar!

Carlos e seu amigo entraram felizes por terem pagado apenas uma entrada. Quem não deveria ficar nada feliz com essa situação é o “comunicólogo”, que percebe claramente que há algo de errado na relação empresa-funcionário. Toda relação exige uma comunicação, uma troca de informações e o canal que media essa relação deve ser sempre de mão dupla. Afinal, o funcionário é apenas um elemento da empresa ou também o seu representante? Além de compor a empresa e fazê-la funcionar, o funcionário encarna muitas vezes o papel da empresa que é formado por seus valores, política e filosofia, refletindo uma imagem da mesma. Mais do que pertencer à empresa, o funcionário deve se sentir parte dela. E não foi isso o que ocorreu.

Se pensarmos bem, o clube provavelmente não perceberá a diferença da venda de algumas entradas a menos em seu orçamento. Ter dado um “desconto” ao Carlos foi uma forma do funcionário canalizar a raiva que sentia. Mas há outras coisas que ele pode fazer para denegrir a imagem da empresa, como espalhar esta ideia a outros tantos funcionários. Além disso, o funcionário deve se sentir satisfeito com o seu trabalho: isso lhe dará motivação para explorar todo o seu potencial e obviamente refletir uma boa imagem da empresa. De acordo com o Guia Vocês/SA-Exame – “As Melhores Empresas para Você Trabalhar do ano de 2008” a rentabilidade sobre o patrimônio das 150 empresas classificadas ultrapassa 18%, enquanto o retorno das 500 melhores listadas no anuário” Melhores e Maiores de 2008”, publicado pela revista Exame, gira em torno de 8%. Os dois índices trabalham com pesquisas de satisfação feitas com os funcionários. Logo, podemos dizer que quando mais satisfeito o funcionário estiver, maior a rentabilidade da empresa.

O melhor seria certamente ter cortado o mau pela raiz antes que essa situação ocorresse. Isso não significa que todos os dias o superior desse funcionário deveria pergunta-lo se a empresa o está tratando de maneira correta ou não, mas sim que os meios de comunicação interna estão sendo mal usados ou que não há uma abertura mínima do superior para conversar com o funcionário. Além desta conversa, o funcionário pode utilizar a caixa de sugestão do jornal mural ou a intranet. A sugestão ou reclamação deve ser processada, analisada e pensada para que o funcionário obtenha uma resposta o mais rápido possível. O superior do funcionário provavelmente não deu importância a sua insatisfação. Se o funcionário estivesse totalmente errado em seu comportamento e reivindicasse algo que a empresa jamais lhe daria provavelmente seria demitido depois de um processo de discussão e análise da situação, o que dificilmente ocorreria. Muitas vezes ele agrega algo positivo dando uma sugestão que pode surgir de uma insatisfação ou incômodo seu com a empresa. Ele é assim uma rica fonte de informações que, quando bem aproveitas, só trazem benefícios.

Referência:
http://revistavocerh.abril.com.br/noticia/conteudo_432191.shtml

Gabriela Hopf

A Função Estatoacústica das Relações Públicas

O ouvido humano divide-se em três principais partes: ouvido externo, ouvido médio e ouvido interno.

O ouvido externo recebe as ondas sonoras e leva, por meio de um canal, ao ouvido médio onde essas ondas serão transformadas em vibrações mecânicas e transmitidas ao ouvido interno. No ouvido interno, as vibrações mecânicas geradas no ouvido médio estimulam os receptores e transformam-se em impulsos nervosos. Esse é, de maneira resumida, o ato de ouvir.

Porém, é importante notar que o ouvido interno possui uma complexa estrutura formada por sacos membranosos cheios de líquido que é especializada no sentido do equilíbrio. Tal estrutura está localizada em um conjunto de canais e cavidades limitadas por tecido ósseo. A esse conjunto de canais e cavidades, damos o nome de labirinto ósseo que apresenta uma parte anterior relacionada com a audição e uma parte posterior relacionada com o equilíbrio.

É por essa razão que muitos médicos e cientistas costumam dizer que o aparelho auditivo tem função estatoacústica, isto é, o nosso ouvido é responsável não só pela manutenção da audição como também do equilíbrio.

Mas, por que estamos discutindo isso em um blog de Relações Públicas e Comunicação Interna?

Simples! Porque, ao falarmos sobre a habilidade de ouvir, não estamos apenas (e simplesmente) falando em abrir um canal para o feedback dos destinatários de uma mensagem, mas estamos falando também (e principalmente) em ouvir a fim de criar processos de cocriação do ato de pensar a organização com os funcionários e públicos estratégicos.

Que tal começarmos a pensar juntos em uma função estatoacústica das Relações Públicas, uma vez que ela se torna responsável por ouvir e manter o sentido de equilíbrio entre os interesses da organização e os interesses de todos os públicos com os quais ela mantém relação?

Vitor Balan

Caro leitor e ouvinte,

 

Infelizmente, tenho uma má notícia. Este será o último post deste blog devido a desavenças internas no grupo. Chegou aos meus ouvidos que um de nossos membros, Vitor Balan, vai largar o curso para fazer moda na FAAP. Paralelamente, Estela Badajoz encontrou seu namorado a traindo com Vivian Arcanjo, que dizem as más línguas, era peguete de Rodrigo Sérvulo. É com pesar que informo que a situação tornou-se insustentável, pois eu, Vitória Barbara e Gabriela Hopf não podemos sustentar o “A Arte de Ouvir” sozinhas. Provavelmente, não haverá outra versão deste blog e, portanto, temo que este seja um adeus.

 
 
 
 
 
 
 
 

Dia da Mentira! Felizmente, hoje é primeiro de abril e tudo que eu disse acima era uma enorme mentira. O que pode começar como uma simples brincadeira como essa feita agora pode se tornar um grande emaranhado de falsas afirmações e declarações que pode levar a grandes confusões. Os resultados podem ser catastróficos e muito desagradáveis.

Este é um dos grandes problemas enfrentados pelas organizações atualmente: a chamada “rádio peão”. Boatos passados de boca a boca, que aumentam, gradativamente, conforme circulam e podem causar grandes estragos, dependo de sua repercussão dentro e fora do ambiente empresarial e, se não gerenciados efetivamente e rapidamente, podem até tornarem-se permanentes.

É muito importante que as empresas pratiquem o ato de saber ouvir que pode, com certeza, não só solucionar tais confusões com seus públicos, como também, evitá-las. Um relacionamento saudável e transparente, além de não abrir espaço para especulações entre os stakeholders, também os mantém satisfeitos, integrados e envolvidos no ambiente organizacional, fato que melhora exponencialmente sua produtividade.

Parece uma solução simples, mas não é tão fácil assim. Ouvir e ser ouvido exige prática e repetição, como qualquer outro exercício para se chegar à perfeição ou, pelo menos, quase isso. O diálogo deve ser diário e de igual para igual, pois só assim será efetivo.

Por isso, ouça e seja ouvido, fale e escute sempre, isso em todos os sentidos, pois, assim, todos saberão quem você realmente é, e não o que todos dizem ser.

Taciana Rettore